春!
新しいことが始まる季節!
身の回りもきれいにして心機一転!と言うのも良いですね。
しかし、身の回りがきれいな人でも、なかなか手を付けられないところを私は知っています。
メールフォルダ…
弊社内を見渡してみても、買ったまま何もしていない、
受信フォルダ、送信フォルダ共に溜まりに溜まって…
という人も多いみたいです。
そんな大量のメール一覧をきれいに見せる技をご紹介しましょう!!
どんなやり方か、一言で言ってしまうと、
「用事が済んだらアーカイブに投げ込む」
これだけです。
この方法の良いところはゴミ箱に入れているわけではないので、検索をかけると出てきてくれるところです。↓

また、この検索結果は受送信共に表示されるので、メールでのやり取りの流れをスムーズに確認することもできます。
更に、アーカイブに入れたものは元に戻すこともできるので、誤って削除してしまうより、断然便利だと思います。
これを行うと、例えば私の場合、現状で
受信フォルダ件数:2件
送信フォルダ件数:1件
と、フォルダ内をかなりすっきりとさせることができます。
メルマガや、確認メールは読んだら即アーカイブへ
返信が必要なメールも返信をしたら即アーカイブへ
返信をするために準備が必要なメールは、その旨といつ頃返信できるかを取り急ぎ返信してアーカイブへ
もう一度見る必要があるときは検索機能で一発検索。
(過去のメールを遡って探すよりも早い気がします。)
飛行機の入場の際のQRコードや、打合せ日時が書かれたものなどは、スケジュールソフトやメモソフトに入力して、スマホとPC両方から閲覧可能に!
(例えばonenoteなどはメールをそのまま転送するだけで、メモに残すことができます。)
本当に便利なのでおすすめします!
元に戻すこともできるので、恐れず怠らず、なるべくすべてのメールを、
読んだらアーカイブへ
という流れを確立すればメールチェックの作業もスムーズになり、見逃すメールもなくなるのではないかと思います。
メールソフト別の詳しいやり方は以下ページで解説しております。
outlook | Gmail | livemail |
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注:この方法は「受信フォルダ、又は、送信フォルダをきれいに見やすくするため」の方法です。
容量を増やすためにメールを削除したりクラウドに保存する方法とは異なりますので、お間違えの無いようお願いします。