溜まりに溜まった…📷

春!

新しいことが始まる季節!

身の回りもきれいにして心機一転!と言うのも良いですね。

 

しかし、身の回りがきれいな人でも、なかなか手を付けられないところを私は知っています。

メールフォルダ…

 

 

弊社内を見渡してみても、買ったまま何もしていない、

受信フォルダ、送信フォルダ共に溜まりに溜まって…

という人も多いみたいです。

 

そんな大量のメール一覧をきれいに見せる技をご紹介しましょう!!

 

どんなやり方か、一言で言ってしまうと、

「用事が済んだらアーカイブに投げ込む」

これだけです。

 

 

この方法の良いところはゴミ箱に入れているわけではないので、検索をかけると出てきてくれるところです。↓

また、この検索結果は受送信共に表示されるので、メールでのやり取りの流れをスムーズに確認することもできます。

更に、アーカイブに入れたものは元に戻すこともできるので、誤って削除してしまうより、断然便利だと思います。

 

 

 

これを行うと、例えば私の場合、現状で

受信フォルダ件数:2件

送信フォルダ件数:1件

と、フォルダ内をかなりすっきりとさせることができます。

 

 

 

メルマガや、確認メールは読んだら即アーカイブへ

返信が必要なメールも返信をしたら即アーカイブへ

返信をするために準備が必要なメールは、その旨といつ頃返信できるかを取り急ぎ返信してアーカイブへ

 

もう一度見る必要があるときは検索機能で一発検索。

(過去のメールを遡って探すよりも早い気がします。)

 

飛行機の入場の際のQRコードや、打合せ日時が書かれたものなどは、スケジュールソフトやメモソフトに入力して、スマホとPC両方から閲覧可能に!

(例えばonenoteなどはメールをそのまま転送するだけで、メモに残すことができます。)

 

 

本当に便利なのでおすすめします!

 

 

元に戻すこともできるので、恐れず怠らず、なるべくすべてのメールを、

読んだらアーカイブへ

という流れを確立すればメールチェックの作業もスムーズになり、見逃すメールもなくなるのではないかと思います。

 

 

 

 

 

 

 

メールソフト別の詳しいやり方は以下ページで解説しております。

outlook Gmail livemail

 

 

 

注:この方法は「受信フォルダ、又は、送信フォルダをきれいに見やすくするため」の方法です。
容量を増やすためにメールを削除したりクラウドに保存する方法とは異なりますので、お間違えの無いようお願いします。

2018年03月22日